转移行政和官方大学记录

大学档案 & 特别收藏部是皇冠app官方版下载藏书的储存库 产生了具有持久和历史重要性的不活跃的官方记录和出版物 由行政办公室、学院、学院、院系、专业等与大学有关 组织. 科罗拉多州记录保留时间表(附表8)指南 收集大学的官方记录. 请填写一份 记录转移表格 每次传送记录.

• 可接受的记录类型

  我们需要记录有关你单位的重要信息，例如: 

  • 皇冠app官方版下载校园、项目、单位、服务的规划、成长、发展和解散; 和课程 
  • 教职员工和学生活动 
  • 值得注意的事件 
  • 校园文化与学生生活 
  • 行政决策和政策 
  • 与社区，政府，其他的关系
  • 机构，或者商业团体 
  • 重大财务活动 
  • 多样性计划 
  • 主要研究计划/项目 
  • 重要的建筑问题，如新设施的设计和功能，重大翻新， 破坏或改变现有设施的用途 

  通常获得的记录类型包括但不限于硬拷贝或纸质文件 digital): 

  • 单位、委员会的章程、章程、会议记录和报告 
  • 学院院长、项目负责人和高年级学生的信件、电子邮件和主题文件 管理员 
  • 建筑图纸、地图、平面图 
  • 在联合国军司令部主持下分发的所有出版物、通讯和小册子; 或者它的早期版本，包括目录、公告、年鉴、学生报纸、 目录、媒体指南和校友会出版物 
  • 年度财务报告 
  • 认证报告及证明文件 
  • 来自校园实体的视听材料，包括照片、幻灯片、 还有电影 
  • 文物和短暂的，如海报和小册子，有关UNC或其早期 化身   

  通常不接受的记录类型包括: 

  • 任何东西的精确副本 
  • 日常通信，e.g.、请求和致谢 
  • 日常事务记录.g.、休假请求、采购订单、收据 
  • 参考文件或研究材料，包括皇冠app安卓下载安装剪报，出版物，和 填写其他部门或组织的信件 
  • 出版物、文章或报告的草稿(大多数情况下) 
  • 空白的表格、信纸或其他文具 
  • 人事记录 
  • 学生信息和其他学生记录 
• 我如何转移本部门的档案记录? 

  在转移记录之前，与档案管理员协商是必要的，就像你一样 会收到皇冠app安卓下载安装你的独特记录的专家指导吗. 请联络档案室 & Special 集合在 library.archives@bukatara.com 附下列资料: 

  • 您要转移的记录类型(i.e. 主题档案、委员会记录、 人事档案)和它们所记录的业务活动 
  • 哪个部门制作了这些记录 
  • 你有多少材料要转移.e.文件抽屉、盒子等的数量.) 
  • 格式:实物或电子? 

  如果档案管理员决定把你的档案转到档案室 & Special 收款时，她会和你确认哪些记录需要转移和协调 将记录装箱或传输数字文件. 我们强烈建议你包括 你们对这些记录所做的清单或索引，将有助于我们 提供对材料的准确描述. 

• 记录的准备和转移程序 

  下载这些程序的PDF文件

  Archives & 特殊馆藏只接受档案管理员认定为 具有长期历史价值. 最好将材料妥善装箱 由你所在部门在取货前提供. 这通常会导致更快的传输时间. 如果事先安排，图书馆工作人员可以取箱. 请做相应的计划. 

  1. 使用正确的盒子和文件夹. 请使用尺寸为10"x12"x15"的盒子. Boxes and 档案中有免费的文件夹，可以投递或领取.

     •对于信件大小的文件，2个文件抽屉将需要3个盒子.
     •对于合法大小的文件，一个文件抽屉将需要2个盒子.
     •对于超大尺寸的材料，请与档案管理员联系并测量尺寸.

  2. 将计划转移的记录装箱. 这些记录需要妥善装箱. 不要过度包装或过度包装. 确保盖子盖得合适. A 正确包装的盒子将有足够的空间来轻松移动和更换文件夹， 但不要留下太多空间，以免文件夹掉落或弯曲.
     •正确包装的盒子将有足够的空间来移除和替换文件夹 很容易，但不要腾出太多空间，以免文件夹掉下来或弯曲.

  3. 维持档案的归档安排(例如.e. 按字母顺序，数字顺序，时间顺序， 按主题、委员会划分).
     
     
  4. 将记录保存在其原始文件夹中，并确保文件清晰 labeled; include span dates. (例如:1983-1990年空间规划).
     
     
  5. 从活页夹和挂夹中取出材料，放入文件夹中. 保持记录的原始顺序. 从环形活页夹传递信息 把文件夹挂在文件夹上.  如果需要多个文件夹，则贴上标签 例如，“2个文件夹中的1个”、“2个文件夹中的2个”等等.
     •保持记录的原始顺序.
     •将环形活页夹和挂载文件夹中的信息传递到文件夹中.
     •如果需要多个文件夹，则标记为，例如，“文件夹1 / 2”，“文件夹” 2 / 2”等等.
     
     

  6. 填写一张 记录转移表格  并送到档案馆 & 特别藏品部(library.archives@bukatara.com)或转帐. 每次转账只需要填写一份表格.

  7. 清楚地在箱子上贴上你的部门名称和箱子编号.
     
     
  8. 不发送上述认定为非档案记录的材料吗. 
• 我如何查阅本部门的档案记录?

  Archives & 特藏工作人员将为您提供参考协助 你想在转账后查看记录. 你需要进来 送交档案馆 & 特别馆藏阅览室 开放时间. 的请求 你办公室借阅的资料，你转交的可以特别照顾 情况下. 

  请访问 北科罗拉多大学行政记录 and 北科罗拉多大学出版社 有关在大学档案中查找资料的更多信息.